Vebinar – aastal 2020 populaarseks saanud sõna, mis kujutab endast ette palju. Tänaseks oleme aru saanud, et ei ole sellist lihtsat, niisama tehtud vebinari, mida lihtsalt teed ja ongi kõik. Vebinari korraldamisel on palju erinevaid elemente, täpselt nii nagu ühe koolituse või ükskõik millise sündmuse korraldamisel tekib.

Oleme tänaseks teinud palju erinevaid otseülekandeid ja tahaksime anda oma soovitusi, millega peaksid arvestama, kui plaanid teha vebinari.

Tee projektiplaan

Täpselt nii, nagu ühe sündmuse korraldamisel, tasub esialgu koostada projektiplaan. Plaan ei pea olema suur ja mahukas, vaid kirjeldab, millega tegemist on, kellele vebinar tehakse, miks seda tehakse ja millist probleemi sellega tahetakse lahendada. Probleemist lähtuvalt sõltub ka see, kuidas tasub vebinari tegemisega edasi minna.

Mõtle välja nimi, kellaaeg ja kuupäev

Nimi on oluline, sest see on koht, mis tekitab inimestes huvi. Juhul kui teed vebinari ühe valdkonna ekspertidele, kes tahavad ennast selles teemas arendada, pole mõtet nimeks panna ”Selle valdkonna ABC teadmised”. Kui soovid aga teha enda toodetele ja teenustele reklaami, võib nimeks panna näiteks  ”Toote tutvustamise vebinar”, kuid meie soovitame mõelda laiemalt – millist probleemi lahendab just sinu toode? Miks mitte panna nimeks ”Parim viis, kuidas sellest probleemist üle saada”.

Muidugi tasub meelde jätta, et ainult reklaami tegemiseks pole mõtet vebinari korraldada, vaid pigem mõelda sellele, kuidas saaksid oma klientidele anda väärtusliku lisainfot, et nad tuleksid ka järgmisele vebinarile, mida korraldad.

Samuti kellaaeg ja kuupäev mängivad rolli. Mõtle, millal on sinu sihtgrupp vaba. Kui tegemist on tööga seotud teemaga, siis pigem tasub vebinari korraldada tööajal. Vastavalt kui sinu toode või teenus on mõeldud vabal ajal kasutamiseks, vaata pigem õhtuid või nädalavahetuse aegasid.

Tehnilise teostuse plaan ja testimine

Vebinari ilmselt kõige olulisem osa on tehniline lahendus. Ilma selleta meil vebinari ei olegi. Tehnilisi lahendusi on mitmeid ja kõige parem on erinevaid töövahendeid ning platvorme testida. Kui sul on kogemus juba mingisugusest platvormist ja sulle see meeldib, tasub alustada sellest. Tihti on selleks näiteks Zoom või Teams.

Igal platvormil on omad eelised, ning tihti on jälle midagi puudu. Seega peaksid endale selgeks tegema, mis on sinu veebiseminari põhiline eesmärk ja millise platvormiga saavutad seda kõige paremini. Populaarseteks platvormideks on näiteks Zoom, Teams ja samuti YouTube.

Lisaks soovitame kindlasti mõelda korraliku kaamera ja helitehnika peale. Kaamera pilt võib isegi kehvem olla, aga kui heli on kehv, siis kukuvad vaatajad tihtipeale kohe seminarilt välja.

Ekraani pilt

Korraks tasub tähelepanu pöörata ka ekraanipildile. Milline sinu vebinar näeb välja? Ekraani pilt on sinu ettevõtte ja organisatsiooni bränd, ehk seda ei tasu unustada. Veebiseminar sisu on kindlasti oluline, kuid see, kuidas seda sisu edastatakse, mängib rolli. Vaata milline on taust, millised värvid võiksid sobida organisatsiooni brändiga kokku ja kuidas asetada kaamerat nii, et valgus on piisavalt hea, kuid mitte liiga valge.

Üheks variandiks, kuidas veenduda seminari kvaliteetsuses, on kas salvestada või teha otseülekanne stuudiost. Selleks on olemas erinevaid variante ja mööbliga võib mõjutada palju. Tutvu näiteks OHO Stuudioga, mis on täpselt veebiseminaride ja otseülekannete jaoks ehitatud.